Тип софтуер
Бизнес дашбордът е един екран с числата, по които се взема решение — приходи и марж, наличности, просрочени плащания, срокове, натовареност. Данните се събират сами от програмите, в които вече работите, а не се преписват в таблица в края на месеца.
Първата версия се прави върху Ваши данни. Изпълнител е българска фирма — ВАЛИВАЛ ООД, ЕИК 201626112.
Затрудненията
Числата ги има, но са на пет места и се събират на ръка. Докато отчетът стане готов, месецът е минал.
Управлението става по усещане и по спомен от последния отчет.
Решението се взема по числа от днес, а не от миналия месец.
Какво влиза
Не всичко наведнъж. Първата версия покрива показателите, които се гледат всяка седмица; останалото се добавя, когато първите вече се ползват.
Оборот по период, по клиент, по артикул и по търговец, с посока спрямо предходния период.
Колко остава след себестойността — по артикул, по поръчка и по клиент, не само общо за фирмата.
Какво има в склада, какво е заделено и какво липсва за поетите поръчки.
Постъпления, предстоящи плащания и просрочени вземания, подредени по сума и по давност.
Кои поръчки изтичат тази седмица и с какво е зает всеки екип или машина.
Съобщение, когато число излезе извън договорена граница — без да се чака преглед на екрана.
Не знаете кои показатели да следите? Това е нормалното начало. Тръгва се от въпросите, които си задавате всяка седмица, и от тях излиза кратък списък.
Заявете консултацияИзборът
Има инструменти за отчети, които се купуват с абонамент и вършат работа. Казваме кога са по-разумният отговор.
Тогава абонаментът излиза по-евтино от разработка и започва да работи веднага.
Тогава основната работа не е екранът, а уеднаквяването на данните под него.
Честният отговор за уеднаквяването. Когато един и същ клиент е записан по три различни начина в три програми, никой дашборд не може да покаже верен марж по клиент. Тази част от работата — сравняване и уеднаквяване на номенклатурите — е най-скучната и най-важната. Тя се прави преди екрана и обикновено отнема повече време от самия екран. Ако някой я пропусне, отчетът излиза бърз, но грешен.
Редът на работа
Четири етапа, всеки със своя приемка. Плаща се срещу приет резултат, а не срещу обещание.
01
Тръгваме от решенията, а не от данните.
02
Проверява се източникът и състоянието на данните.
03
Показва се екран с истинските числа, не с примерни.
04
Връзките тръгват сами, екипът се обучава.
Въпроси
Един екран, на който стоят числата, по които се управлява фирмата — приходи, марж, наличности, просрочени плащания, срокове. Числата се обновяват сами от програмите, в които вече работите. Разликата с отчета в Excel е, че никой не ги събира на ръка и затова не изостават.
Счетоводната програма показва каквото е осчетоводено, обикновено след затваряне на периода. Управленският дашборд смесва данни от няколко източника — продажби, склад, банка, поръчки — и показва състоянието към днес. Двете не се изключват: счетоводната остава източник за законовите отчети.
От програмите, с които вече работите. Най-често счетоводен софтуер, складова програма, онлайн магазин, банкови извлечения и няколко таблици. Там, където програмата има интерфейс за обмен, връзката е автоматична; там, където няма — вграждаме прехвърляне на файл по разписание.
Решава се по показател. Наличностите и поръчките обикновено имат смисъл в рамките на деня; маржът и разходите — веднъж дневно или по приключване на периода. Честотата се записва в обхвата, защото тя определя и цената на връзката към всеки източник.
Не. Дашбордът чете от тях и не изисква смяна. Ако някой източник няма никакъв начин за изнасяне на данни, това се казва още при обхвата — тогава или се въвежда наново, или показателят остава извън първата версия.
Толкова, колкото се гледат всяка седмица. Опитът е, че екран с трийсет числа не се гледа, а екран със шест се гледа всеки ден. Останалите отиват в отделни отчети, достъпни на едно натискане.
Правата се задават по роля. Управителят вижда всичко, ръководителят на отдел — своя разрез, търговецът — своите клиенти. Това се уточнява преди разработката, защото определя как се строят самите отчети.
Най-вече от броя източници, от които се събират данни, и от това колко чисти са те. Дашборд върху един източник е малка задача. Дашборд, който обединява четири програми с различни номенклатури, изисква предварително уеднаквяване на данните — там е основната част от работата.
Специализираният софтуер е допустим разход по няколко процедури за малки и средни предприятия и влиза в проекта като дълготраен нематериален актив. ВАЛИВАЛ ООД не е консултант по европейски програми — изпълняваме софтуерната част и издаваме документите към нея: оферта с техническо описание, спецификация, приемо-предавателен протокол и фактура от българска фирма.
Малък брой числа, по които се взима решение тази седмица: оборот и марж, просрочия, наличности, натовареност, забавени поръчки. Дашбордът за фирма не е отчет за всичко — прави се от въпросите, които управителят задава всеки понеделник, и спира дотам.
Когато числата идват от една система, отчетите се правят в нея. Отделен софтуер за отчети и показатели се налага, щом данните са в складовата програма, счетоводния софтуер и онлайн магазина едновременно — тогава някой трябва да ги събере на едно място и да ги смята по едни и същи правила.
Защото питат различно. Счетоводният отчет казва какво е осчетоводено за периода; софтуер за управленски отчети казва какво струва един артикул, един обект или един клиент днес. Затова правилата за изчисление се описват писмено преди изграждането — иначе двете числа се сравняват и никой не знае кое е вярното.
Финансиране. Специализираният софтуер е допустим разход по няколко процедури за малки и средни предприятия и влиза в проекта като дълготраен нематериален актив. ВАЛИВАЛ ООД не е консултант по европейски програми — изпълняваме софтуерната част и издаваме документите към нея: оферта с техническо описание, спецификация, приемо-предавателен протокол и фактура от българска фирма. Кои процедури приемат проекти в момента — в раздела Европрограми.
Оттук нататък
Дашбордът чете от системите, които вече ползвате — ако такава още няма, тръгнете от вътрешните системи или от софтуера за управление на бизнеса. Ако числата са в няколко отделни програми, работата започва от интеграциите.
Искате да видите Вашите числа на един екран? Опишете накратко откъде идват днес — връщаме се с обхват, срок и цена.
Поискайте оферта