Автоматизация на бизнес процеси с AI за фирми

Основата

Какво е автоматизация на бизнес процеси

Автоматизацията на бизнес процеси е прехвърлянето на повтаряемите стъпки в един работен процес от човек към софтуер. Данните минават от система в система, без да се преписват, документите се създават по образец, сроковете и проверките се следят автоматично, а хората остават да решават случаите, които изискват преценка.

Важно е кое остава извън обхвата. Автоматизира се стъпката, не решението. Там, където има пари, срок или ангажимент пред клиент, софтуерът подготвя, а човек потвърждава. Това не е предпазна мярка за начало, която после отпада — то е част от устройството на системата.

В практиката пътят минава през три степени. Всяка следваща стъпва върху предишната и прескачането им е най-честата причина проектът да не даде резултат.

1. Данните на едно място

Докато номенклатурите, клиентите и наличностите живеят в папки, таблици и лични файлове, няма какво да се автоматизира. Първо данните излизат оттам и влизат в обща база с права на достъп.

2. Автоматизация по правила

Стъпките с ясно условие тръгват сами: документът се създава, известието излиза, лимитът се проверява, задачата стига до отговорника. Това е автоматизация на процеси в тесния смисъл — предвидима и проверима.

3. AI автоматизация

Остава неструктурираното: текстът на имейла, сканираната фактура, свободно формулираното запитване. Тук работи AI — разчита, класифицира и предлага, а правилото проверява и записва резултата.

Подборът

Кои процеси се автоматизират първи

Не всеки процес си заслужава. Този, който се изпълнява два пъти в годината, рядко се изплаща, независимо колко е неприятен. Шест признака отделят подходящите от останалите.

Повтаря се често

Ежедневно или поне всяка седмица, в сходен вид. Честотата умножава всяка спестена минута — и всяка предотвратена грешка.

Има ясен вход и изход

Знае се какво влиза (запитване, фактура, поръчка) и какво излиза (оферта, запис, товарителница). Процес без определен изход първо се подрежда, след това се автоматизира.

Минава през преписване

Едни и същи данни се въвеждат на второ и трето място. Това е най-често срещаният случай и този, който се изплаща най-рано.

Съдържа чакане

Документът стои, докато някой го види, одобри или препрати. Голяма част от загубеното време не е работа, а изчакване между хора.

Цената на грешката е висока

Погрешна цена в оферта, изпусната наличност, пропуснат срок по договор. Тук стойността не е в спестените часове, а в недопуснатите случаи.

Има кой да отговаря

От Ваша страна е нужен човек, който познава процеса и има право да реши как да изглежда. Без него работата се връща за уточнения.

Не сте сигурни кой процес да е първи? Опишете накратко как върви работата днес и къде се къса — връщаме се с предложение, обхват и цена.

Опишете процеса

На практика

AI автоматизация за фирми: къде се вижда най-напред

Шест процеса, които се повтарят в почти всяка фирма независимо от бранша. Всеки от тях обикновено е първият, от който започва работата.

Запитвания и оферти

Запитването се разчита независимо дали е дошло по имейл, през формата или като прикачен файл. Черновата на офертата се сглобява от предишни оферти и от актуалните цени, а търговецът я преглежда и изпраща.

Документи и счетоводство

Фактури, товарителници, ценоразписи и договори се превръщат в данни — доставчик, номер, дата, стойност, срок. Човек потвърждава, а несъответствията се показват отделно, вместо да се откриват на тримесечие.

Поръчки, склад и доставки

Една наличност за магазина, търговците и склада. Поръчката минава през проверка, резервация и товарителница до предаване на куриера, а клиентът получава състоянието си, без да се обажда.

Обслужване на клиенти

Типовите въпроси получават отговор по Вашите документи и правила, не по нещо намерено в интернет. Останалите стигат до човек заедно с резюме на случая и с историята на клиента.

Планиране и отчитане

В производството планът, партидите и отчитането на операции стоят на едно място. Себестойността по артикул се вижда от вложеното време и материал, а не се пресмята накрая на месеца.

Заявки, одобрения и срокове

Вътрешните заявки — покупка, отпуск, отстъпка извън правилата — минават по определен ред с видима следа кой какво е одобрил. Сроковете по договори и документи се следят без напомняне по телефон.

Същото, погледнато по бранш. Ако предпочитате да тръгнете от дейността си, вижте направлението за Вашия бранш — стига се до едно и също място.

Софтуер по бранш

Границата

Правило или AI: кое кога

Скъпите проекти обикновено тръгват от объркана граница — AI се слага там, където е достатъчно едно правило, или се търси правило за нещо, което не може да бъде изброено.

Достатъчно е правило

Когато условието може да се напише с думи: ако стойността надвиши лимита, изпрати за одобрение.

Прехвърляне на данни между системи
Документи по образец и номерация
Известия, напомняния и срокове
Проверки на лимити, остатъци и права
Разпределяне на задачи по определен ред

Предимството е, че резултатът е предвидим и проверим, а поддръжката — евтина. Където е възможно, започва се оттук.

Необходим е AI

Когато входът е свободен текст, документ или снимка и случаите не могат да се изброят изчерпателно.

Разчитане на фактури и документи
Класифициране и насочване на входящата поща
Отговори по вътрешните Ви материали
Обобщения на дълга преписка или досие
Откриване на несъответствия между документи

Тук резултатът е предложение, не присъда. Затова се проверява — от правило, от втори източник или от човек.

В работеща система двете не се конкурират. AI разчита фактурата и предлага стойностите; правилото сверява дали доставчикът е известен, дали сумата съвпада с поръчката и дали срокът е в допустимите граници; човек потвърждава само случаите, които не съвпадат. Така обемът минава без ръчно въвеждане, а отговорността остава ясна.

Редът на работа

Как се въвежда автоматизация на процеси

Четири етапа с отделен резултат и предварително договорена цена. Всеки приключва с нещо, което може да бъде прегледано и прието от Вас.

01

Картина на процеса

Един или два разговора, в които процесът се описва такъв, какъвто е днес.

Правим Преминаваме през стъпките, хората, системите и обема и отбелязваме къде работата се къса
От Вас Човек, който познава процеса, и достъп до няколко реални примера
Резултат Описан процес и избран първи обхват

02

Съгласуван обхват

Какво влиза, какво остава за по-късно и по какъв критерий се приема готовото.

Правим Описваме функционалностите и правим оценка на срока и цената
Получавате Оферта с техническо описание и спецификация
Резултат Договорени обхват, цена и критерий за приемане

03

Работеща версия за преглед

Процесът минава през системата върху Ваши данни и с Вашите хора.

Правим Изграждаме първия обхват и го пускаме в реален случай, успоредно със сегашния ред
От Вас Преглед и бележки от хората, които ще работят със системата
Резултат Версия, която може да бъде пробвана, преди да се замени старият ред

04

Внедряване и предаване

Системата поема процеса, а екипът Ви знае как да работи с нея.

Правим Прехвърляме данните, задаваме правата на достъп, обучаваме екипа
Получавате Приемо-предавателен протокол, документация и поддръжка на български
Резултат Процесът върви в системата, следващият обхват се планира

Кой води работата — решавате Вие. Описвате изискването сами, работите съвместно с експерт от екипа или предавате разработката изцяло на екипа.

Трите пътя

Мярка за резултат

По кои числа се вижда дали е проработило

Автоматизация без мярка се превръща във въпрос на впечатления. Петте числа по-долу се отчитат преди началото — иначе после няма спрямо какво да се сравнява.

Какво се измерва преди

Часове на седмица по конкретния процес, по хора
Срок на цикъла — от запитване до отговор, от поръчка до изпращане
Дял на случаите с преработка заради грешка или липсваща информация
Брой ръчни докосвания на един документ до приключването му
Брой места, в които едни и същи данни се въвеждат отново

Какво се очаква след

Първият измерим ефект обикновено е в преписването и в чакането, защото там загубата е най-голяма и най-ясно проследима.

Един и същ документ се въвежда еднократно
Отговорът към клиента не изчаква свободен човек
Несъответствията излизат в момента, не на тримесечие
Същият екип поема по-голям обем без ново назначение
Числата за управленско решение са налични, без да се събират на ръка

Честно е да се каже и обратното: част от процесите не си заслужават. Когато обемът е малък, а случаите — всеки различен, ръчната работа излиза по-евтина от поддръжката на автоматизация. Това се вижда още при описването на процеса и го казваме тогава, а не след като е похарчен бюджет.

Опитът

Какво оскъпява автоматизацията

Повечето неуспешни проекти се провалят по едни и същи причини — и почти всички те са извън техническата част.

Какво се обръща наопаки

Започва се от най-сложния процес, вместо от най-повтаряемия
Автоматизира се процес, който и на ръка не върви — редът се оправя след това, никога преди
Няма отговорник от страна на фирмата с право да реши как да изглежда процесът
Одобрението на човек е махнато и от местата, където се поема ангажимент пред клиент
Няма отчетена изходна стойност, затова резултатът остава спорен
Данните и кодът остават заключени в чужд инструмент, от който не може да се излезе

Какво помага

Първи обхват, който се вижда в работата на хората до седмици, не до година
Сегашният ред работи успоредно, докато новият се докаже
Хората, които ще използват системата, я преглеждат преди внедряването
Всяка стъпка с пари или срок има видима следа кой я е потвърдил
Едно число, по което Вие и изпълнителят се разбирате какво е успех
Правото върху кода и данните остава Ваше, с възможност да бъдат изтеглени

Цена и финансиране

От какво зависи цената

Един процес с два входа и една интеграция и цяла складово-търговска система нямат обща цена. Пет неща определят разликата.

Обхват на процеса

Брой стъпки, брой изключения и колко роли участват в него.

Външни системи

Колко системи трябва да бъдат свързани — счетоводен софтуер, куриери, банки, НАП, магазин.

Състояние на данните

Подредена номенклатура или дублирани записи в няколко файла — разликата в работата е съществена.

Разчитане на документи

Еднообразните документи се обработват по-просто от разнородните от десетки доставчици.

Кой води работата

Самостоятелно, съвместно с експерт или изцяло от екипа — часовете на експерт се заплащат отделно.

Какво върви след това

Системата ползва ресурси, докато работи — база, файлове, AI обработки. Това е отделно от разработката.

Работата се заплаща в кредити — еднократно или чрез месечен план на по-добра ставка. Актуалните стойности стоят в раздела Цени, а начините на работа — в Трите пътя.

Финансиране. Специализираният софтуер е допустим разход по няколко процедури за малки и средни предприятия и влиза в проекта като дълготраен нематериален актив. ВАЛИВАЛ ООД не е консултант по европейски програми — изпълняваме софтуерната част и издаваме документите към нея: оферта с техническо описание, спецификация, приемо-предавателен протокол и фактура от българска фирма. Кои процедури приемат проекти в момента — в раздела Европрограми.

Искате ориентир за Вашия случай? Опишете процеса и системите, с които работите — връщаме се с предложение, обхват и цена.

Заявете консултация

Въпроси

Това, което ни питат най-често

Какво е автоматизация на бизнес процеси?

Прехвърляне на повтаряемите стъпки в един работен процес от човек към софтуер. Данните минават от система в система, без да се преписват, документите се създават по образец, а сроковете и проверките се следят автоматично. Хората остават да решават случаите, които изискват преценка, и да одобряват това, което поема ангажимент пред клиент.

С какво AI автоматизацията се различава от автоматизацията по правила?

Правилото работи, когато условието може да се опише с думи: ако стойността надвиши лимит, изпрати известие. AI е необходим, когато входът е свободен текст, сканиран документ или снимка и случаите не могат да се изброят изчерпателно — разчитане на фактури, класифициране на входящата поща, отговори по вътрешни материали. В реална система двете работят заедно: AI разчита и предлага, правилото проверява и записва.

Откъде да започнем, ако процесите ни не са описани?

Описването е първата стъпка от работата, не Ваше домашно. В един или два разговора преминаваме през стъпките, хората, системите и обема, и отбелязваме къде процесът се къса. Резултатът е описан процес и избран първи обхват — процесът с най-много повторения и най-ясен изход.

Трябва ли да сменим системите, с които работим днес?

В повечето случаи не. Счетоводният софтуер, онлайн магазинът, складовата програма и банката остават на място и се свързват. Смяна се обсъжда само когато системата не позволява обмен на данни или поддръжката ѝ е прекратена.

Колко време отнема въвеждането?

Зависи от обхвата и от състоянието на данните. Работата върви на етапи с ясен резултат: описан процес, съгласуван обхват с цена, работеща версия за преглед върху Ваши данни, внедряване и предаване. Срокът по всеки етап се договаря предварително, преди да бъде поет ангажимент.

Какво се случва с данните на фирмата?

Данните остават Ваши и се съхраняват на европейски сървъри, в съответствие с GDPR. Създаденият код също е Ваша собственост и може да бъде изтеглен и предаден на друг екип по всяко време — не прилагаме обвързване с платформата.

Ще останат ли хората без работа?

Автоматизацията поема повтаряемата част, не решенията. В практиката ефектът е друг: същият екип обслужва повече клиенти и по-голям обем, без да наема хора за преписване на данни. Затова навсякъде, където има пари или ангажимент пред клиент, оставяме стъпка за потвърждение от човек.

Може ли автоматизацията да се финансира по европейска програма?

Специализираният софтуер е допустим разход по няколко процедури за малки и средни предприятия и влиза в проекта като дълготраен нематериален актив. ВАЛИВАЛ ООД не е консултант по европейски програми — изпълняваме софтуерната част и издаваме документите към нея: оферта с техническо описание, спецификация, приемо-предавателен протокол и фактура от българска фирма.

От какво зависи цената?

От броя стъпки в процеса, от това колко външни системи трябва да бъдат свързани, от състоянието на данните, от необходимостта да се разчитат документи и от избрания начин на работа — самостоятелно, съвместно с експерт от екипа или изцяло от екипа. Обхватът и цената се договарят за всеки етап поотделно.

Оттук нататък

Свързани страници

Ако вече знаете какво търсите, тръгнете направо от типа софтуер или от Вашия бранш.

Един процес, описан в няколко реда, е достатъчен за начало. Връщаме се с предложение какво да поеме системата първо, с обхват и цена.

Опишете задачата