Система за документи и съгласуване

Програма, в която документът има не само файл, а и данни за себе си — тип, номер, страна, срок, отговорник и състояние на съгласуването. Заради тези данни документът се намира по смисъл, а не по име на файл, и се вижда докъде е стигнал.

Облачната папка съхранява файлове и това го прави добре. Не отговаря обаче на въпросите кой одобри последната версия, кое чака подпис от три дни и кои договори изтичат следващия месец. Системата ги отговаря, защото пази състояние, а не само файлове.

Да, това е честа схема. Файловете остават там, където са, а системата държи данните и връзката към файла. Така никой не сменя навик заради програмата, а търсенето и съгласуването се прехвърлят в системата.

По тип документ. За всеки тип се задава кой одобрява, в какъв ред и при каква сума или условие се включва още едно ниво. Ако редът днес е неписан, описването му е първата част от работата и обикновено е и най-полезната.

Може да се вгради, когато вече ползвате доставчик на квалифициран електронен подпис. Системата подготвя документа и записва резултата от подписването. Самото удостоверяване остава при доставчика, защото това е негова отговорност, не наша.

Да, при сканирани и текстови документи. За сканираните се добавя разчитане на текста, чиято точност се измерва върху Ваши реални документи, преди да се разчита на нея. Търсенето по данните — тип, страна, период, срок — работи независимо от това.

Правата се задават по роля и по тип документ, включително ограничение до свой отдел или до свои сделки. Това се уточнява преди разработката, защото определя как се строи целият достъп.

Да. Срокът е част от данните на документа, затова известието идва преди датата, до определен човек и по избран канал. Това е причината, заради която много фирми поръчват такава система.

От броя типове документи, от сложността на съгласуването и от правата за достъп. Регистър с два типа документа е малка задача. Съгласуване по четири нива с различни права по отдел е значително повече работа, и тя е в правилата, не в екраните.

Специализираният софтуер е допустим разход по няколко процедури за малки и средни предприятия и влиза в проекта като дълготраен нематериален актив. ВАЛИВАЛ ООД не е консултант по европейски програми — изпълняваме софтуерната част и издаваме документите към нея: оферта с техническо описание, спецификация, приемо-предавателен протокол и фактура от българска фирма.

Пътя на документа: кой го създава, по какъв образец, кой го съгласува, кога става окончателен и къде се пази. Документооборот софтуер се прави, когато съгласуването минава през пощата и никой не може да каже коя версия е последната.

Едно място с търсене по съдържание, срок и страна по документа, с права кой какво вижда и със запис на всяко отваряне. Електронният архив на документи има смисъл, когато замени папките по компютрите — не когато застане до тях като още едно копие.

Когато договорите носят срокове, подновявания, индексация и приложения, да. Системата за договори следи датите вместо Вас, вдига известие преди изтичане и пази коя редакция е подписаната. При малък брой типови договори архивът стига.

С изрични стъпки и без заобикаляне: всяка редакция остава, всяко одобрение носи име и дата, а окончателната версия се заключва. Съгласуването на документи по този начин отговаря и на въпроса кой е одобрил, и на въпроса какво точно е одобрил.