Програма за фактуриране по Ваша мярка

Когато данните за фактурата вече съществуват на друго място — в поръчка, в договор, в отчет за свършена работа. Тогава отделната програма за фактуриране означава второ въвеждане на същото, а всяко второ въвеждане е източник на разминавания. Ако тези данни ги няма никъде, отделната програма върши работа.

Зависи от дейността и от начина на плащане, не от програмата. Софтуерът, който управлява продажби в търговски обект, където се приемат плащания в брой или с карта, попада в обхвата на наредбата и трябва да е включен в публичния списък на НАП. Фактурирането между фирми по банков път обикновено е извън този режим. Това е първото, което проверяваме заедно с Вашия счетоводител, и го записваме писмено, преди да е започнала разработка.

Тогава не Ви предлагаме да напишем нов продукт за продажби в обекта. Разумният път е регистрираният софтуер да остане на касата, а ние да поемем това, което е извън обхвата — офертите, договорите, поръчките, отчетите и връзката към счетоводството. Казваме го направо, защото обратното решение създава проблем при проверка.

Да. Най-често се прави с преглед преди изпращане, а не напълно без човек — една сгрешена фактура, изпратена автоматично, коства повече от спестените минути. При абонаментни договори с постоянна сума автоматичното изпращане е разумно и се договаря отделно.

Да — последователна, без прекъсвания, отделна по вид документ и по обект, ако е нужно. Нумерацията се задава при пускането, за да продължи от текущия номер, а не да тръгне от единица.

Да. Валутата, курсът към датата на документа и режимите на ДДС, които ползвате, се задават като правила. Кои режими Ви касаят се уточнява със Вашия счетоводител, защото това е негово решение, не наше.

По начина, който счетоводната програма приема — файл в договорен формат по разписание или пряка връзка, когато програмата има интерфейс за обмен. Целта е счетоводителят да не преписва нищо на ръка.

Може, през клиентски портал с достъп само до своите документи. Това сваля голяма част от обажданията заради изгубена фактура и е честа втора стъпка след самото фактуриране.

Издадените документи обикновено остават за справка там, където са, а новата нумерация продължава от последния номер. Пренасяне на архив се прави само когато има ясна причина, защото добавя време и цена без да променя работата отсега напред.

Специализираният софтуер е допустим разход по няколко процедури за малки и средни предприятия и влиза в проекта като дълготраен нематериален актив. ВАЛИВАЛ ООД не е консултант по европейски програми — изпълняваме софтуерната част и издаваме документите към нея: оферта с техническо описание, спецификация, приемо-предавателен протокол и фактура от българска фирма.

Само когато фактурата няма връзка с останалата работа. Ако данните вече стоят в договора, поръчката или заявката, отделната програма за издаване на фактури означава трето въвеждане на същото и трето място, където се появява грешка. Тогава фактурирането се вгражда там, където се ражда сумата.

Да, и това е обичайният случай. Офертата и фактурата ползват едни и същи клиенти, артикули, цени и отстъпки, затова се прави една програма за оферти и фактури: приетата оферта става поръчка, а поръчката — фактура, без ново въвеждане и без разминаване между обещаната и издадената сума.

Софтуерът за фактуриране издава документа към клиента; счетоводната програма го осчетоводява. Двете не се заместват. Затова издадените фактури се подават към счетоводния софтуер по разписание или през обмен на файлове, а Вашият счетоводител продължава да работи в своята програма.

Договорът носи период, сума и условия за индексация, а системата издава фактурата по тях — на дата, с правилния номер и с описание, което не се пише наново всеки месец. Фактурирането по договор е и мястото, където се хваща неплатеното: просрочието се вижда по клиент и по документ, а не в края на тримесечието.